Kancelář na přání zaměstnanců

Společnost Colliers spustila nový online nástroj Workplace Expert. Byl vytvořen v reakci na současné změny v pracovním prostředí, způsobu práce a užívání kanceláří, které urychlila pandemie onemocnění Covid-19. Hlavním cílem je pomoci firmám s návrhem prvního řešení kanceláří z hlediska velikosti a využití prostor.

Aplikace Workplace Expert prostřednictvím zadání různých parametrů, dokáže zdarma firmě doporučit alternativní návrhy řešení pracovních prostor a celkového kancelářského prostředí. Tyto návrhy mohou být posléze detailně analyzovány a nastaveny společně s konzultanty oddělení Workplace Advisory.

Model se tvoří podle vložených odpovědí zaměstnanců na základní otázky týkající se velikosti a provozu firmy, firemní kultury a budoucích očekávání firmy na funkci kanceláří. Co nejvíce firmy ohledně kanceláří řeší, jsme se zeptali Jany Vlkové a Petra Žalského.

Jak postupují firmy, které se letos víc než jindy rozhodují, jakou zvolit strategii ohledně zvýšené neobsazenosti kanceláří?

PŽ: Firmy budou v roce 2021 přistupovat ke konsolidaci kancelářských prostor, budou zvažovat, jak své kanceláře nadále používat, jaká bude role pracovního prostředí v kancelářích – místo setkávání zaměstnanců, místo pro sdílení informací, místo vybavené technologiemi, které si domů pro práci nepořídíme, a tak dále. Kanceláře zůstanou v každém případě nositelem firemní kultury, a proto je důležité, aby si firmy vytvořily dlouhodobě udržitelné řešení, které ale bude odpovídat posunu v tom, jak zaměstnanci pracují.

JV: Společnosti hledají správné řešení prostřednictvím vlastních analýz, ale také prostřednictvím konzultačních firem. Rozdíl je opět mezi prostředím v České republice a například v Německu. Německá firma si na analýzu pracovního prostředí a vytvoření nové koncepce najme konzultanta, který jí vše na základě svých zkušeností vytvoří a podle tohoto manuálu pak firma postupuje.

JV: České firmy mají tendenci si taková řešení vytvářet bez odborné konzultace nebo pouze s pomocí architekta a dodavatele nábytku. Takové řešení často neodpovídá reálné potřebě firmy a jejích zaměstnanců a mění se tak v dodatečný náklad, který nemá pozitivní dopad na produktivitu firmy a spokojenost zaměstnanců.

PŽ: Kvalitní design a technologické vybavení se stává standardem požadovaným zaměstnanci a pro mnohé menší firmy může být v této situaci efektivnější varianta pronajmout si kanceláře v některém z co-workingových center nebo center servisovaných kanceláří. Zde najdou kvalitní zázemí při zachování potřebné flexibility pronajatých prostor.

Co se nejvíce mění na dynamice práce firem, jak se jim daří změny v užívání svých prostor řešit?

JV: V současné době, kdy nadále pokračují restrikce spojené s masivním využitím práce z domova, mají firmy pouze omezené možnosti, jak realizovat a ověřit efektivitu navrhovaných změn ve využití kancelářských prostor. Nicméně se jednoznačně změnil pohled na vzdálenou práci a její využití zůstane standardem i v budoucích letech. Většina firem postupně zvažuje flexibilitu pracovního prostředí včetně sdílení pracovních míst, které mají administrativní provoz.

Jak zabránit klesající produktivitě?

PŽ: V situaci, kdy zaměstnanci dlouhodobě pracují vzdáleně a nemají možnost se osobně potkávat a spolupracovat, je důležitá manažerská práce s jednotlivými zaměstnanci nebo s menší skupinou kolegů s cílem podpořit sounáležitost zaměstnance s firmou.

JV: Aktuální zkušenosti s velkými online townhall setkáními celé firmy ukazují, že takové setkání je velmi důležité, nicméně ještě zásadnější je posléze navázat na komunikaci menšími schůzkami, kde si zaměstnanec může se svým manažerem probrat své obavy, očekávání a pracovní nebo i osobní situaci. V současné době není pro zaměstnance nic důležitější než pocit, že je pro firmu důležitý a firma si jeho práce váží.

Co by měly firmy vědět o svých zaměstnancích?

JV: Jak chtějí do budoucna individuálně využívat vzdálenou práci, jak se cítí produktivní při práci z domova, jak vnímají vzdálené řízení managementem, jak se mění jejich pocit spojení s firmou při dlouhodobé práci z domova.

Co se nás firmy nejčastěji ptají?

PŽ: Firmy se v současné době zabývají tím, jak bude vypadat jejich běžný provoz po odeznění pandemie, jak uzpůsobit pracovní prostředí „novému normálu“ a samozřejmě se dále věnujeme optimalizaci kanceláří z pohledu nákladů na nájemné a provoz.

Online nástroj Workplace Expert si můžete vyzkoušet na stránce Colliers: zde.

TEXT Red FOTO Archiv Colliers Int.