K čemu slouží Design & Build

Kvalitní pracovní prostředí je klíčový prvek pro rozvoj obchodní strategie každé společnosti: láká zaměstnance, podporuje spolupráci a pomáhá nejen získat, ale i udržet stávající talenty. Především v době, kdy nezaměstnanost v České republice na konci června dosáhla rekordní úrovně 2,7 % a v Praze pouhých 1,9 %Zaměstnanec se stává v podstatě “nedostatkovým zbožím” a firmy začínají vnímat, že péče o talenty a jejich pracovní prostor se stalo daleko diskutovanějším tématem, než tomu bylo v nedávné minulosti. Oddělení s názvem Design & Build v české pobočce Colliers International tyto souvislosti chápe. Jak se mu to daří?

“Věřím, že každá zdravá společnost by měla mít pro své zaměstnance příjemné a funkční prostory,” říká Ondřej Slavík, vedoucí oddělení Design & Build. “Realizace nových prostor se může na první pohled zdát jako velká investice, ale společnosti si někdy neuvědomují, že souhrnné náklady na realizaci tvoří pouze zlomek z celkových výdajů firmy.

Slyšeli jste už o výrazu “postcode envy” – rozumějte “závidět směrovací číslo”?

V případě, že konkurence sídlí v zajímavější lokalitě a její interiér je na první pohled atraktivnější, stává se její pracovní prostředí velkou výhodou a lákadlem pro nové talenty.

A nejen to. V současnosti může vznikat celá řada problémů z důvodu nepochopení systému například takového hot desku. Hot desking, který se poprvé objevil v devadesátých letech, je model sdílení jednoho pracovního místa více zaměstnanci, kteří nemusejí v sídle společnosti pracovat neustále a většinu času tráví v terénu.

“Hot desk je koncept na krátkodobou práci, ideálně nanejvýš na čtyři hodiny a někdy strategicky využívá prostor, kde třeba není tolik světla jako jinde,” říká Lenka Macková, architektka týmu D&B. Z její zkušenosti se pak může ve firmách “přihodit”, že u takového stanoviště, které nesplňuje podmínky na stálé pracovní místo, sedí více lidí i celý den – a to je problém. Ne každý ví, že jednou z podmínek zdravého pracoviště je dostatek světla – minimálně 500 lumenů na pracovní desku.

“Takzvané zahušťování kancelářských prostor jako je přidávání stolů a nedostatek světla bez konzultace, může vyústit nejen ve stížnosti a zdravotní potíže zaměstnanců, ale při kontrole i v nesplnění norem,” říká Lenka Macková.

Jak to tedy udělat, aby firma podnikla ta správná opatření? “Musí zjistit, co její zaměstnanci bezpodmínečně potřebují a co by byl příjemný nadstandard, kterým by se odlišila od konkurence, ” říká Ondřej Slavík.

“One-stop-shop”

Pro klienta, který hledá nové prostory, je jednodušší, pokud může komunikovat s jedním subjektem, který by jej provedl celým procesem od počátku až po samotné nastěhování. Proto má Colliers “pod jednou střechou” k dispozici erudované odborníky na všechny fáze procesu změny workplace, čili pracovního prostředí.

Především se jedná o úzkou spolupráci mezi odděleními Office Leasing (oddělení pronájmu kanceláří), Workplace Advisory (WPA nebo-li poradenství pracovního prostředí) a Design & Build (D&B). Za počátkem procesu změny kanceláří stojí Office Leasing, jehož úkolem je klientovi pomoci nalézt optimální prostory.

“Hledání nových prostor ideálně předchází komunikace s WPA oddělením, které je schopno předem velice precizně analyzovat potřeby klienta a tím i optimalizovat velikost potenciálního prostoru,” říká Ondřej Slavík. Již v této počáteční fázi je součástí procesu i designér z oddělení Design & Build, který následně zpracovává první nákresy vnitřního uspořádání prostoru.

Tím, že je tým D&B od počátku přizván k jednání, má možnost osobního kontaktu s klientem. Je to vždy lepší, než vycházet z výsledků analýzy, byť velice podrobně zpracované. Navázání užší spolupráce dovolí lépe porozumět potřebám a zpracovat návrh dispozice skutečně na míru a bez několikanásobných úprav.

Oddělení WPA je průkopníkem této služby v České republice a může čerpat ze zkušeností nabytých ze spolupráce s řadou nadnárodních i lokálních klientů. Vede ho Jana Vlková, která za posledních 12 měsíců v Colliers provedla 10 klientů procesem kompletní změny jejich pracovního prostředí a vnitřního fungování celé firmy. Za pomoci workshopů s manažery, rozhovorů a online průzkumů se zaměstnanci dokáže WPA efektivně zjistit, co celá firma potřebuje, aby byli skutečně všichni spokojeni. WPA umí vytvořit jakousi “kuchařku”, jak by měla výsledná podoba prostor vypadat – a na základě těchto požadavků je tým D&B schopný ji “uvařit”.

Jak se vaří kancelář dle receptu zaměstnance

WPA analýza především zjistí , kolik pracovních míst firma doopravdy potřebuje, jak spolu mají jednotlivé týmy efektivně komunikovat, kde má být naopak mezi lidmi “čínská zeď “, stejně tak například reálný počet zasedacích místností nebo jiné požadavky na vybavení prostor. Právě promyšlené rozmístění zaměstnanců je pro správné fungování týmů a chodu celé firmy zcela zásadní. Dobrá komunikace je esencí dobré spolupráce a také důvodem, že některé firmy vůbec fungují.

Jakmile je WPA analýza včetně dispozičního návrhu dokončena, lze plynule navázat na kreativnější část procesu, kterou je tvorba designového konceptu.

Především v této části se projeví jako výhoda designérova osobní zkušenost s klientem. Navázání vzájemné důvěry klienta a designéra je pro dialog klíčové. Spolupráce se nepočítá na dny nebo týdny, vetšinou se jedná o několikaměsíční úzkou kooperaci.

Pro designéra je opravdu výzvou vytvářet interiér pro desítky, v některých případech i stovky zaměstnanců, se kterými nemá možnost se osobně potkat. Tudíž musí mít oporu v osobě, která je za stranu klienta kompetentní činit zásadní rozhodnutí. Naopak designér musí umět podpořit argumenty, aby zmocněnec klienta mohl vše správně komunikovat dále, směrem k ostatním zaměstnancům.

Úspora času, prostředků a nervů

Ve chvíli, kdy se vytváří architektonická studie, která je podkladem pro projektovou dokumentaci, jsou do procesu zapojeni další členové D&B týmu – projekt manažer a pro technické konzultace i construction manažer. Tímto jsou všichni součástí projektu, a neztrácí se tedy čas předáváním informací případnému dalšímu subjektu. Celý proces od zahájení prací na designovém konceptu až po realizaci se tím stává efektivním. Šetří se jak z časového, tak i z finančního hlediska.

Samozřejmostí u dodávky “na klíč” je nabídka předání technické dokumentace včetně zajištění povolovacích procesů a následná realizace samotného fit-outu. K fit-outu lze na přání klienta zahrnout i dodávku typického a atypického nábytku.

V dnešní uspěchané době, kdy je čas jednou z nejdůležitějších komodit, je velkou výhodou vyřešit všechny požadavky firem najednou. Zkonzultovat vše tak, aby byly provedeny nejlépe s jednou kontaktní osobou. Klient má pak více času věnovat se svému byznysu a neztrácí cenné týdny až měsíce koordinací několika dodavatelů. S více obchodními partnery bývá celá koordinace náročnější i po finanční stránce. Colliers dovede především díky svému dosahu na mnoho dlouhodobě prověřených dodavatelů vyjednat maximálně výhodné podmínky.

Dodatečné informace

Historie Design & Build

Společnost D&B byla oficiálně založena počátkem roku 2019, nicméně reálné přípravy na spuštění tohoto oddělení byly započaty již v září roku 2018. V návaznosti na vysokou poptávku po těchto službách už v prvním roce fungování byli nuceni navýšit počet zaměstnanců na dvojnásobek.

Kdo je v týmu

Lenka Macková, senior designer týmu D&B nakreslila přes dva miliony metrů čtverečních kancelářských prostor v rámci “space planningu”. V posledních šesti letech se ale zaměřila především na zpracovávání architektonických studií pro různorodé spektrum klientů od technologicky zaměřených klientů až po bankovní sektor. Téměř ve všech případech se jednalo o návrhy pro budovy kategorie “A” v Praze. Manuel Perez a Ondřej Slavík mají oba mnoholeté zkušenosti s koordinací stavebních prací, zařizováním povolovacích procesů a technickou dokumentací, plánováním a koordinací výstavby celého projektu, dohromady spolu tvoří tým již cca 5 let, během nichž spolu dokázali postavit celkem přes 35 tis. m2 kancelářských ploch, přičemž největší projekt se rozkládal na ploše 11.000 m2 .

Vybrané projekty týmu D&B

Worldline: Rohanské nábřeží 23, River Garden I, Praha 8

Projekt o velikosti 850 metrů čtverečních byl realizován v období duben až červenec 2019. Celkový rozsah práce zahrnoval konzultace, plánování prostor, architektonickou studii, zajištění technické projektové dokumentace, fit-out a zabezpečení instalace atypického nábytku.

Projekt byl pro tým zajímavou výzvou v rámci optimalizace rozpočtu a zároveň relativně krátkého času, který měl tým D&B k dispozici na jeho dokončení. Díky přirozené synchronizaci mezi oddělením stavebnictví a architektů měl celý projekt hladký průběh a včasné dokončení.

Colliers International: Na Příkopě 22, Slovanský dům, Praha 1

Projekt o velikosti 750 m2 trval čtyři měsíce od dubna 2019 a právě proběhla jeho závěrečná fáze. V náplni práce týmu bylo plánování prostor, architektonická studie, technická projektová dokumentace, zařízení stavebního povolení i samotná realizace fit-outu.

Tým D&B rekonstruoval stávající prostory v Slovanském domě a také měl na starosti expanzi kanceláří do vyššího podlaží. Výzva tohoto projektu spočívala především v odstranění části stropní desky v tomto památkově chráněném objektu za účelem umístění vnitřního schodiště, a tedy přizpůsobení celkové původní struktury prostor. Všechny práce probíhaly za plného provozu a přítomnosti zaměstnanců, kteří kancelářské prostory denně využívali.

Projekt pro americký 5* hotel v centru Prahy

Projekt o velikosti cca 5 500 m2 trval pět měsíců a zahrnoval především demoliční a stavební práce. Specifickým aspektem tohoto projektu bylo souběžné řízení několika projektů pod jednou střechou zahrnující kompletní rekonstrukci hotelové kuchyně, bourací práce do stavu shell & core na ploše cca 4100m2, kompletní rekonstrukci dvou kancelářských jednotek, rekonstrukci dílny pro údržbu objektu a modernizaci šaten pro personál.