Recepce není vrátnice

Na prvním dojmu záleží 

 

V minulém čísle FM jsme poprvé představili společnost D’Eclair, která působí na českém trhu od roku 1994 a bezmála 16 let se zabývá outsourcingem recepčních služeb. 

Její obchodní a provozní ředitelka Milli Dítě Radová si s námi popovídala o zastaralých vrátnicích i moderních recepcích. 

Pokud recepce není vrátnice, tak co je? 

Recepce je to, co tvoří první dojem firmy. Je její vizitkou a mnohdy i jejím srdcem. Proto by recepce neměla být vrátnicí, ale místem, které společnost reprezentuje, prodává ji a zároveň zlepšuje náladu příchozím – zaměstnancům i potenciálním zákazníkům a klientům. 

Proč firma recepci vlastně potřebuje? 

Pokud je společnost dostatečně velká a má příchozí, kteří ji navštěvují a využívají její služby, tak recepci určitě potřebuje. Dobré recepční služby totiž umí pozitivně naladit zaměstnance i ty, kteří do firmy zavítali na obchodní schůzku. A občas mohou recepční v práci zastoupit také asistenty. Ve firmě jsou od toho, aby příchozím pomohli a navodili u nich dojem, že nejsou sami a že přišli do fungující společnosti, ve které jsou vítáni. 

Jaký je rozdíl mezi vrátnými a recepčními?  

Opravdu velký. To víme ze své zkušenosti asi všichni. Když někam přijdeme, jsme rádi, že se na nás někdo usměje, i když třeba venku prší. Dříve tu žádné recepce nebyly a ve vrátnicích snad vždy seděli lidé, na kterých bylo znát, že je všichni příchozí otravují. To by se ve 21. století dít nemělo. Nicméně i já se s takovými vrátnými stále občas setkám. 

Kdy se u nás tyto vrátnice začaly měnit na recepce hodné 21. století?

Hlavně když manažeři a další lidé z vedení společností začali více cestovat. V zahraničí viděli recepce s wow efektem a top službami a řekli si, že by něco takového chtěli i ve své společnosti. Proto se firmy v současnosti nebojí investovat velké peníze do vzhledu recepcí. Mají v nich třeba krásné mramorové pulty nebo zelené stěny a další designové prvky. Já se jim nedivím. Každý příchozí si v sobě ten úplně první dojem z recepce uchová napořád, a tak je důležité, aby byl co nejlepší. Je třeba si uvědomit důležitost recepce. Řešit, jak by měla vypadat a jak by se v ní člověk měl cítit. Česká společnost se o toto téma čím dál víc zajímá a je tedy zákonitě připravená více spolupracovat s designéry a architekty. 

 Jak by měl být chod recepce ideálně zajištěn? 

Lze si vybrat mezi in-house recepčními nebo recepční servis outsourcovat. Obě varianty jsou vhodné, ale každá pro jiný typ společnosti. Existují různá odvětví, kde recepci od ostatních částí provozu nelze zcela oddělit. Třeba zdravotnická zařízení. V nich jsou recepční často současně zdravotníky, kteří objednávají pacienty. Tam je vhodnější mít in-house recepční. A pak jsou společnosti, pro které je lepší outsourcing. Slouží jim jako podpůrná služba, díky které se mohou plně věnovat svému core byznysu. Podobně je to třeba s úklidem. Je výhodnější najmout si úklidovou firmu a nezabývat se tím, zda mají její pracovníci nemocné dítě nebo chtějí jet na dovolenou. Například účetnictví, IT a jiné služby se dnes outsourcují zcela běžně. Firmy totiž vědí, že je poskytují skuteční odborníci, kteří jsou v nich zběhlí mnohem více něž kterýkoliv interní zaměstnanec. Neznamená to ale, že poskytovatelé těchto služeb o své lidi nepečují. Například v D’Eclair jsou pro nás pracovníci recepce velmi důležití. Pravidelně s nimi komunikujeme a také mají své team leadery, kteří se starají o to, aby recepční fungovali přesně podle požadavků klientů. Navíc své služby dál rozvíjíme a samozřejmě nezapomínáme ani na nejnovější trendy v oboru.  

Co za servis může firma, která si pro outsourcing recepčních služeb vybere D’Eclair, očekávat? 

Když to řeknu opravdu jednoduše, tak si firma může být jistá, že si nekupuje jednotlivé pracovníky, ale kompletní službu se vším všudy. Získá profesionální a plně proškolené pracovníky recepce, kteří přesně vědí, co mají dělat a pracují jeden jako druhý. Všichni se domluví anglicky, jsou na příchozí milí, vítají je a dobře se o ně postarají, jsou poučení o produktech společnosti a mají perfektní přehled o všech místnostech a schůzkách. Podle potřeb firmy toho ale mohou umět i mnohem víc. 

Existuje nějaká aktivita, kterou by recepční v rámci své práce neměli dělat? 

V první řadě by se pracovníci recepce měli věnovat utváření prvního dojmu a vítání lidí při vstupu do společnosti. Podle mě je největším nešvarem v České republice to, že od pracovníků recepce velmi často vyžadují i služby ostrahy. Recepce s ostrahou samozřejmě spolupracovat může, ale těžko může obě práce vykonávat jedna osoba. Ostraha se věnuje především bezpečnosti. Musí odcházet a kontrolovat všechno potřebné, jenže recepce nesmí nikdy zůstat prázdná. Jakmile recepční vidí, že někdo vchází, musí se mu okamžitě věnovat. Prázdná recepce nepůsobí dobře a významně kazí první dojem z firmy u příchozích. Nebo je v některých společnostech recepční zároveň i event manažerem. I v tomto případě zůstává pravdou, že by recepční neměli dublovat práci manažerů a jiných odborníků. Měli by se zaměřovat pouze na poskytování recepčních služeb. 

Jak jsou na tom současné české recepce? 

Mnohé společnosti mají stále co dohánět, ale řekla bych, že se jejich úroveň obecně významně zvedla. Vždy mě těší, když vidím krásnou recepci, kterou obsluhuje někdo, komu záleží nejen na příchozích, ale také na dobře vykonané práci. Líbí se mi, když jsou recepční hrdí na to, že mohou firmu reprezentovat. A lidé si jich váží. 

Slyšela jsem, že je společnost D’Eclair hlavním partnerem soutěže Recepce roku. Co v rámci partnerství děláte? 

Staráme se o realizaci a vyhodnocení anonymních odborných auditů přihlášeních recepcí. Díky těmto auditům se firmy dozvědí, jak na tom jejich recepce jsou, v čem jejich recepční servis vyniká a kde by bylo dobré recepční služby o něco zlepšit. 

Jak si představujete dokonalou recepci? 

To je taková recepce, ze které mám skvělý první dojem a ve které se cítím dobře i při opakované návštěvě. 

Které pražské recepce se řadí mezi vaše oblíbené? 

Těch je spousta. Občas se v nich jen tak pro radost zastavím za usměvavými a příjemnými recepčními, když jdu okolo. 

TEXT Martina Kymrová 

FOTO D’Eclair  

https://www.d-eclair.com/

 

 

 

Náklady nejsou to jediné

Firmy sledují energetickou soběstačnost a bezpečnost.

Energetické priority firem se v posledních měsících závratně mění. Vedle sledování spotřeby se podniky více zaměřují na to, jak si zajistit energetickou bezpečnost. „Poptávka po alternativních zdrojích energie je nyní obrovská,“ potvrzuje Filip Varhol, director of energy division společnosti Atalian.

Atalian se v Česku věnuje facility managementu a souvisejícím službám. Spolu se budeme bavit především o divizi energii. Na co se zaměřujete? 

Stojíme na třech hlavních a mezi sebou provázaných pilířích. První spočívá v energetickém poradenství. Připravujeme různé typy analýz a posudků, které se vztahují k energetickému fungování firem, typicky se jedná o energetické audity a koncepce. Zejména pro velké subjekty jsou audity povinné, ale snažíme se k tomu přistupovat jinak než pouze s ohledem na splnění legislativní povinnosti. V poslední době se mění také smýšlení firem, kdy nechtějí jen takzvané „šuplíkové audity“, ale mají zájem o skutečné zhodnocení, které může být prvotním krokem k hlubší energetické koncepci. Správně nastavený audit podá perspektivu do budoucnosti, nastavení logické posloupnosti nutných projektů. Aby se například nejdříve nezateplil plášť budovy, a teprve potom se neřešil nový  zdroj nebo vnitřní rekonstrukce.

Co představuje ten další balíček služeb?

Z návrhu, který vypracujeme v energetickém auditu, vyplyne několik opatření. Některá jsou beznákladová nebo nízkonákladová, to se týká většinou lidí a jejich fungování v objektu. Následují středně nákladová a vysoko nákladová opatření. Tím se otvírá příležitost pro nabídnutí další části servisu. Disponujeme techniky, auditory a projektovými manažery, kteří mají vzdělání ve strojírenství nebo stavařství, zejména v technickém zařízení budov. Nemůžeme mít pochopitelně kapacitu, abychom realizovali všechna opatření sami, a tak se dále obracíme na dodavatele, kteří jsou specialisty v příslušných oborech – např. využití dešťové vody, tepelných izolacích, kogeneračních jednotkách, stavebních výplních a podobně. Rozumíme však projektu, záměru a funkcím jednotlivých technologií, proto navrhneme celkový koncept a potom vše ohlídáme na stavbě.

Následně přichází oblast energetického managementu, kdy se o stávající nebo nově vytvořený technologický celek dlouhodobě staráme. Někdy i deset let. Málokdy totiž nastane, že uvedete do provozu novou infrastrukturu, a nemusíte o ni pečovat. Hodně se optimalizuje především v prvním roce, ale i poté je třeba sledovat ceny energií, vývoj počasí, využití jednotlivých provozních celků a podobně. Je mezi námi kolega, který se jakožto energetik stará o jeden brněnský areál už více než 12 let.

Zabýváte se také epc projekty?
Ano, takzvané projekty s garantovou úsporou jsou stále žádanější, máme jich za sebou desítky zejména pro municipality a veřejnou správu.
Působíme jako subjekt, který navrhne opatření, dohlíží na realizaci a drží garanci. Firma nebo město pak mají jistotu.

V jakém směru?

Pokud městu někdo řekne, že bude šetřit sedm milionů korun ročně, nastávající tři základní scénáře. První je, že projekt dopadne přesně na korunu nebo technickou jednotku podle výpočtu, což se stává velice zřídka. Další scénář je, že se opatřeními dosáhne ještě větší úspory, než se čekalo. V tom případě si mezi klientem dělíme nad úsporu. No a posledním případem, díky kterému právě klient má jistotu úspory, je takzvaná podúspora. Tedy rozdíl, mezi skutečnou a plánovanou úsporou jde z naší kapsy. To už preferovaný scénář není, nicméně na vlastních chybách se nejlépe učí.

Epc projekty se týkají hlavně municipalit?

Ano, ale přemýšlíme nad tím, jak je vhodně etablovat v soukromém sektoru. Lehká komplikace spočívá v tom, že do vztahu vstupuje ještě banka, která projekt financuje a kupuje od nás jako realizátora pohledávku za klientem. Banka rovněž více než u samospráv zkoumá bonitu firemní klientely.

Když vypracujete audit a návrh řešení, do jaké míry vycházíte z dokumentace, která je k dispozici, například vyúčtování, a jak často pracujete s výstupy ze senzorů?

Cíl je mít online data, protože u EPC nebo projektů, kdy provozujeme zdroje, potřebujeme reagovat okamžitě. Bývá to často výroba, pracuje se s teplem nebo energetickými špičkami a dispečink potřebuje okamžitě reagovat na alarmové stavy, jež reportují fotovoltaika, tepelná čerpadla či kotle. Specialisté dále zkoumají, zda problém spočívá v mechanice, elektronice, softwaru a podobně, je třeba reagovat v řádu minut.

Nakolik firmy využívají možnost smart meteringu? 

Kde pracujeme, smart metering prosazujeme a postupně doplňujeme. Ale ve spoustě provozů, zejména větších areálů, je to pole neorané. Všeobecně se setkáváme s tím, že větší závody mají elektroměry online, aby si mohly kontrolovat čtvrthodinová maxima. Ale hodně se potkáváme s tím, že „alarmový“ stav na vodovodu představuje měsíční faktura, což nebývá šťastné. Přitom nejde o stotisícové položky, kvalitní monitoring s hláškou se dá pořídit za ceny o řád nižší. Když je více senzorů a zjistí se únik, významně se zkrátí doba nutná pro nalezení poruchy.

Zvyšuje se poptávka po vašich službách s tím, jak se v posledním roce vyvíjejí ceny energií? 

Poptávka je tu už delší dobu, významně však roste v posledních měsících. Může za to několik faktorů, ale klíčové jsou ceny energií, které tu historicky sice byly, ale poslední léta jsou pro nás spíše nevídané. Vysoké ceny nikoho netěší, pozitivem je fakt, že se výrazně zkracuje návratnost projektů, třeba i na polovinu. Mnoho firem má nastavenou základní hladinu návratnosti na tři až pět let, a do tohoto spektra se proto dostává stále více projektů. Kdo už podnikl beznákladová nebo rychle návratná opatření, a dosud váhal s podstatnějšími investicemi, dostává nyní velkou příležitost. Do uvažování firem vstupují ještě další prvky než pouze náklady a návratnost, totiž energetická soběstačnost a bezpečnost.

Z technických řešení poptávají podniky nejčastěji fotovoltaiku?

Fotovoltaika je něco, co zažívá – v tom pozitivním smyslu – druhý solární boom po éře let 2008 a 2009, kdy s podporou státu vznikly velké fotovoltaické elektrárny. Poptávka je nyní obrovská, vzhledem k celosvětové situaci se ale dostáváme do protipólu v tom, že chybějí komponenty a materiál. Na elektrárny se čeká i několik měsíců a je možné, že na některé projekty se nedostane letos ani po značnou část příštího roku.

Bojí se firmy zdrojů spoléhajících na plyn?

Těžko generalizovat. Podniky, s nimiž jsme v kontaktu, se ptají na alternativní řešení. Mnoho zejména výrobních společností je na tom z pohledu energetické bezpečnosti tak, že by se jim dodávky omezovaly a ukončovaly jako prvním. Zarputile hledají náhradu, a pokud budou ceny energií takto vytrvale stoupat, některé z nich budou muset zvážit, zda má výroba v Česku ještě perspektivu. Fungují tu podniky, třeba ze sklářského průmyslu, které potřebují vyšší jednotky procent celorepublikové spotřeby plynu.

Když přijde poptávka po vašich službách od podniku z těžkého průmyslu – ať jsou to sklárny, hutě nebo chemický průmysl, jaké alternativy se nabízejí? 

Vzhledem k tomu, že pravděpodobně narážíte na řešení úzce spjatá s technologií, zde vždy hledáme spolehlivého partnera. My se snažíme být v roli energetického poradce nebo specialisty, tedy jsme schopni posoudit a propočítat, co přinese konkrétní opatření, jaké má parametry, kolik bude stát. Pokud bychom ale zůstali u skláren, pro opravdu menší provozy existuje například technologie mikrovlnných pecí. Zrovna pro těžký průmysl bude náhrada opravdu problematická, ne-li nemožná.

Dává potom smysl se energetickým managementem zabývat?

Přicházíme s integrovaným facility managementem, který mimo jiné zahrnuje energetické služby. Pokud provozujete výrobní firmu a komerční areál, máte core business, který vás živí. Může to být výroba skla, pneumatiky nebo sanity, kterému se věnujete naplno. Přijdeme do areálu jako odborníci na správu budov a vedle správného zabezpečení nebo kvalitního úklidu proto řešíme i energy management. Pomineme-li firmy z těžkého průmyslu, pak je opravdu důležité, jestli disponujete správným zdrojem energie, jestli bude splňovat emise za rok nebo za pět let, zda firma skladuje kritické náhradní díly, zda se zdroj neocitá na hraně životnosti, což se promítá do vyšších provozních nákladů, zda se o zařízení má kdo starat na denní bázi, kontroluje vibrace nebo teploty. V těchto záležitostech jsme pro podnik užitečným partnerem.

Do jaké míry jsou si firmy vědomy, co se na ně hrne v oblasti legislativy a energetických, potažmo klimatických cílů?

Dříve nebo později se to dozvědí všechny firmy, je otázka odkud a jak. Jsme členem Asociace poskytovatelů energetických služeb a edukativních programů pro soukromý sektor i municipality existuje celá řada. Kdo chce, informace má. Záleží, jak rychle jsou managementy podniků schopny mobilizovat a hledat řešení. V případě legislativy a budoucích cílů je dobré mít po ruce poradce, který sleduje legislativu a ukazuje, čemu bude podnik čelit v delším časovém horizontu.

Rostou ceny nejen energií, ale také techniky, technologií, jež by měly přispět k jejich snížení. Pokud zpracováváte projekt, jehož součástí je technické řešení, na jak dlouho jste schopni garantovat cenu?

Můžeme pracovat pouze s garancemi od našich dodavatelů, aktuálně jsou v extrémních případech řádu týdnů. Smutným faktem současnosti je to, že existují i cenové nabídky v podstatě neplatné už datem vydání. V nabídce uvádí, že ceny budou stanoveny podle skutečnosti v den nakládky materiálu. Je to problematické, a i v asociaci se intenzivně zaměřujeme na to, jak realizovat velký projekt, který se připravuje třeba rok, a přitom se zohlednila rozumná marže nás jako poskytovatelů a zároveň aby měl klient jistotu toho, že pokud byl projekt schválený a podepsaný, že ho dostane v odpovídajícím čase a kvalitě. Předpokládám, že některé věci bude třeba fixovat například v závislosti na vývoji na burze nebo aktualizovaných cenících.

Představuje současná inflace blok pro firmy zahajovat větší energetické projekty, nebo je obava z rostoucích cen i dostupnosti konvenčních energií silnější impuls pro změnu?

Záleží společnost od společnosti. Jsou firmy, které mají byznys nalinkovaný dopředu lépe, a podniky, které byznys čitelný tolik nemají. Podle toho se pak staví k projektům.

Mají si dnes podniky fixovat ceny energií?

Obrovský šok nyní zažívají firmy, jež měly zafixováno z roku 2020 nebo 2021. Obecně je rozhodnutí o fixaci v aktuální situaci dost složité. I velké společnosti, se kterými spolupracujeme, odmítaly nové klienty a nedávaly cenové nabídky. Některé nevěděly, co bude, a některé proto, že si uvědomovaly, že současná cena je tak nezajímavá, že by to bylo kontraproduktivní. Jak se situace bude vyvíjet, je ve hvězdách. Jediná cesta, jak přežít a fungovat do budoucna, spočívá v maximální flexibilitě a utahování opasků. Kdo má energie na vstupu v desítkách procent z OPEX, tak pro něho je dobré mít fixováno na určitou dobu. Kdo jde cestou postupného nákupu, měl by se obrátit na odborníky, kteří vědí, co to obnáší, zkontroluje smlouvu s dodavatelem a upozorní na problematické pasáže. Sázka do loterie to však v současné situaci zůstane i tak.

Když se podíváte na firmy s audity starými pet sedm let, naplnily se předpoklady a cíle, jež byly do nich vtěleny?

U mnoha firem si tuto otázku zodpovíme tím, jakým způsobem podniky audity poptávaly. Vypovídá to hodně o motivacích, a nakonec i plnění doporučení. Když se k tomu přistoupilo instantně v duchu „splnění legislativy“, navrhl se typický balík opatření – perlátory do vodovodních baterií, zateplení, fotovoltaika na střechu a výměna světel. S fotovoltaikou dnes firma chybu určitě neudělá, ale samotný energetický audit není podkladem k tomu, aby se investice dala soutěžit. Je nutná studie proveditelnosti včetně dalších záležitostí jako třeba posouzení statiky střechy, hodnocení bezpečnosti, simulace zastínění během dne, vyvedení výkonu a tak dále. Mnoha firmám vychází změna osvětlení na LED, což se velmi dobře počítá z pohledu spotřeby i návratnosti. Technologie se natolik zlepšila, že existují dodavatelé, kteří poskytují záruku i na sedm a více let.

Jaké novinky nebo inovace jako Atalian chystáte?

Ve všech sférách včetně energy se snažíme jít cestou automatizace. V oblasti čištění spouštíme roboty na úklid, máme pilotní projekt na pražském letišti a bavíme se s klientelou v retailu nebo skladovacích halách. V energy vzděláváme a ukazujeme, jaký efekt může mít, pokud podniky sledují energie podrobněji, a nemají měření jen na patě areálu nebo budovy. Pokud společně vytipujeme body, které stojí za měření na vteřinové nebo minuté bázi, získáme velkou datovou základnu pro návrh efektivních úspor. Něco jiného je úsporu dopočítat a něco jiného je mít tvrdá data, to pak souvisí nejen se samotnou návratností, ale třeba i možností čerpat bankovní úvěr.

Jsou další trendy, které jsou zajímavé z pohledu energy managementu a projektů ve firmách?

Mluvili jsme o fotovoltaických elektrárnách. Vlivem vysokého CAPEXu se donedávna dělaly z větší míry bez úložišť. Kapacita i životnost baterií jde však nahoru, a tak se už leckdy vyplatí investice do akumulace. Pokud spravujete více fotovoltaických elektráren a disponujete úložištěm, můžete zásobovat areály a požívat energetické soběstačnosti, což v žebříčku priorit v dnešní době rychle postupuje nahoru. Současně můžete dodávat do sítě energii, kterou vyrobíte a nespotřebujete, případně přispívat ke stabilitě sítě, což bude čím dále více rozšířené téma.

(jk Svět průmyslu)

CAFM systémy neumíme používat. Jsou přitom zdrojem cenných dat

Firma šetří peníze, ale neuvědomuje si, že jedním z klíčů k úsporám je právě zavedení CAFM systému.

 

Ušetřete. Začněte pracovat s výstupy z CAFM systémů

 

Jan Talášek je odborníkem na firemní software pro facility management. V oboru působí přes 20 let. Měla jsem dokonce tu čest s ním několik let pracovat. Mohu říci, že Honza je odborník na slovo vzatý. 

 

Mluvili jsme spolu o situaci na trhu, o softwarech a o tom, jak to ve firmách funguje. 

 

Jakými softwary se zabýváš a co jsou to CAFM systémy?

 

CAFM je zkratka pro Computer-Aided Facility Management. Je to software pro správu a provoz nemovitostí, pro řízení, podporu automatizací některých procesů apod. V oblasti FM služeb to jsou databázové a grafické systémy nebo 3D modely BIM. Rozsah je širší a zahrnuje třeba oblast IoT, řízení energií, jejich monitoring a mnoho dalších systémů. CAFM je základem podpůrných procesů pro jednotlivé FM služby a hodně se orientuje na správu nemovitosti. 

 

Je v dnešní době nezbytné, aby firmy disponovaly takovým softwarem, nebo si ještě vystačí s excelovými tabulkami?

 

Společnosti rozdělujeme na dva typy. Koncoví klienti, standardní společnosti, které disponují nějakým nemovitostním fondem, mají areály, budovy, mají k tomu vozový park a další. Druhou, dnes už poměrně velkou skupinou, jsou poskytovatelé FM služeb. Mohou to být velké FM společnosti, jichž je na trhu dost, ale mohou to být i menší společnosti nebo fyzické osoby, které poskytují klientům jednu nebo více jednotlivých služeb. Všichni standardně používají nástroje Microsoft Office, nejčastěji Excel pro evidenci základních dat, Outlook pro komunikaci s klienty a samozřejmě další audiovizuální pomůcky, aby komunikovali s klienty i se svými lidmi a zabezpečovali potřebné záležitosti. Myslím si, že pokud chci nyní provoz a správu budov řídit efektivně, tak mi Excel už nestačí. Jako tabulkový editor je to vynikající software, má obrovskou funkcionalitu, ale všichni včetně mě a mnoha dalších využívají jen velmi malé procento funkcí. Neučíme se přemýšlet o datových škatulkách. Dnes umíme vytvořit formuláře, ale pro práci s daty je to absolutně nedostatečné. Nemohu filtrovat, nemohu třídit nebo vybírat z obrovského množství sebraných dat. Excel je často věc individuální, málo sdílená. Sdílení dat a souborů ve výpočetní technice je velká oblast, která je lidmi nedoceněná, protože ne všichni s nimi pracují ve sdíleném režimu. To je právě obrovskou výhodou informačních systémů bez ohledu, zda jde o CAFM nebo jiný systém. Standardizovaná data jsou sdílena určitým způsobem a mohou velice usnadnit práci právě výkonným pracovníkům. Takže pokud někdo chce spravovat nemovitosti moderně a efektivně, neměl by zůstávat u Excelu, ale měl by mít softwarovou podporu zaměřenou přímo na FM či property management. 

 

Nemůže být jedním z důvodů neochoty používat sofistikované CAFM systémy jejich zdánlivá komplikovanost? 

 

Ano, některým lidem se zdají složité. Vytvořili jsme desítky uživatelských příruček a poslední měsíce se zabýváme i videonávody. Uživatelé jim lépe rozumějí. A poté už nemají zájem účastnit se školení, zjišťují, že to není nic složitého. Právě proto, že vývoj celého oblasti CAFM systému vedl k tzv. klientskému prostředí, řekněme portálovému, které je velmi jednoduché, a dokonce i jednodušší než zadat příkaz do banky. Dnes všichni používáme e-bankovnictví jako běžnou součást našeho života. Umíme zadat příkaz, umíme se systémem aktivně pracovat. Umíme si stáhnout měsíční výpis, někam si ho uložit a v případě potřeby si ho prohlédnout. Když dohledáváme nějakou platbu, většinou to není ve vytištěném pdfku, ale pomocí filtrování dat – takže aktivně pracujeme s množinou dat a považujeme to za naprosto přirozené. Málokdo by dnes napsal papírový příkaz a šel by s tím do banky. Jenže stejně nepředstavitelné je dosud pro mnoho lidí přihlásit se do systému a zadat požadavek pomocí dvou tří políček. Raději zvednou telefon nebo napíšou email. K dispozici již dnes nejsou jenom velké informační systémy CAFM, ale rozrostla se i menší cloudová řešení. Významně pokročilo zjednodušení formulářů a práce se systémy, využití mobilního telefonu a podobně. 

 

Zmínil jsi data. Na jedné straně jsou vstupy, někdo tam musí data zadat a na straně druhé, musí s těmi daty někdo umět pracovat, aby software byl efektivně využit. Jak to v praxi probíhá?

 

Vidím dvě skupiny. První jsou výkonní pracovníci, tj. v oblasti FM služeb pracovníci úklidu, technici, údržbáři, popř. provozní manažeři nebo facility manažeři objektů či jednotlivých zakázek apod. To jsou lidé, kteří jsou většinou donuceni, aby systém užívali. Postupně, při každodenním používání zjistí, co a jak potřebují v systému nastavit, upravit, odebrat nebo přidat. A časem zjistí, že jim systém usnadňuje práci, nemusí na vše myslet. Mají pokyny, co který den udělat – a pak jen potvrdí, že je to hotové, k tomu popřípadě připojí ofocený doklad, který někdo na dispečinku zpracuje. Lidé časem zjistí, že jim CAFM systémy zjednodušují práci, ale chce to svůj čas. Druhou skupinou jsou regionální manažeři, ředitelé nebo provozní náměstci apod. Střední management vyžaduje nějaké reporty, proto patří tato skupina také k velmi aktivním uživatelům. Ale méně už vidím mezi vrcholovými manažery. Ti činí strategická rozhodnutí na základě určitých informací, takže pokud využívají informační systémy, mají většinou ekonomický charakter. Mají informace o financích, o tom, kolik vydělali, jaké mají náklady, zisky, ale detaily v účetním systému nikdy neuvidí. Protože detaily jsou právě v provozním systému CAFM. Každý manažer s rozhodovacími pravomocemi by vedle toho, že sleduje ekonomiku, by měl mít přehled o praktických záležitostech, měl by vidět, kudy mu tečou peníze, které požadavky nejsou dokončené, nejsou vyfakturované a měly být hotové. 

 

Jaké informace může tedy CAFM poskytnout?

 

Zejména o provozu. Záleží na míře detailu, kterou po výkonných pracovnících požadujeme. Mám zkušenost, že někteří odvedou požadavek – a hotovo. Vidím pouze seznam požadavků. Ale mohou sledovat i zdroje, náklady, výnosy, eviduji materiál, lidskou práci za čas, kolik času jsem strávil na cestě atd. 

 

Dochází následně k nějakému vyhodnocování dat, optimalizaci a opatření pro zvýšení efektivity?

 

Jsou vyžadovány určité přehledy. Typickou subdodávkou je konkrétně například oblast revizí, kdy se sleduje, kolik revizí technik absolvuje a kolik času na nich stráví, zda se firmě vyplatí vlastní revizní technik, či je lepší externí. K tomu se připravují reporty. Domnívám se, že potenciál výstupů z CAFM je velký, ale dosud málo využitý. 

 

Proč se s tím takto málo pracuje?

Je to nezkušenost v oblasti práce s daty – a je velmi málo datových analytiků. Základem je vzdělávání lidí a vrcholových manažerů na kurzech o CAFM systémech; ostatně těch je také velmi málo. Dokonce neexistuje žádný kurz o analýze dat z CAFM systémů, který by byl poměrně žádoucí. Bohužel chybí poptávka. 

 

Máš zkušenost s nějakou případovou studií, kdy po implementaci CAFM systému došlo k velkému posunu ve firmě?

 

Mám zkušenost s konkrétními lidmi, kteří pracují na nějakém úseku, chtěli určité úpravy v CAFM a po čase přišli na to, že jim změny v programu pomohly. Bohužel střední ani vrcholový manažer přínos nevidí. Firma šetří peníze, ale neuvědomuje si, že jedním z klíčů k úsporám je právě zavedení CAFM systému. Přesto jsou poskytovatelé CAFM systémů jsou zahlceni požadavky, mají tolik zakázek, že trh je a bude ještě spoustu let nenasycen. Takže necítí potřebu získávat klienty v tomto duchu.

 

Co bychom měli udělat pro rozšíření povědomí a používání CAFM systémů?

 

Účastním se různých kurzů i výuky na VŠ, kde se vzdělávají mladí facility manažeři a pracovníci stavařského segmentu pro oblast správy a provozu. Přitom obsazenost není až tak velká. Vyplývá mi z toho, že oblasti FM se věnuje jen málo lidí a sekce CAFM je jen jednou součástí. Jsou tu samozřejmě kurzy, do nichž se lze přihlásit. Ale klíčové je, aby každá společnost, aby své pracovníky vzdělávala. Není to jen o tom „tady máš software, začneš s ním pracovat“. Je potřeba vzdělávat výkonné pracovníky včetně facility manažerů. Je nutné dělat vždy něco navíc. 

 

Jak vidíš pozici CAFM na trhu?

 

Situace na českém trhu se výrazně lepší. Dnes existují dobré tři desítky CAFM systémů, zejména pro oblast provozu budov. Pod hlavičkou ČVUT vznikl portál, který se nyní plní jednotlivými poskytovateli. Do konce roku září by to mohlo být hotové. Zájemce získá na tomto portálu  – www.najdicafm.cz – širokou nabídku CAFM systémů a bude schopen si vybrat ten, který mu vyhovuje.

 

Jak má člověk, potažmo firma, který CAFM systém zatím neužívá, vědět, co od něj chtít či očekávat?

 

To je věc na konzultaci. Konzultantů je několik, je tu i asociace, která je schopna tyto odborníky doporučit. Já osobně bych doporučil dobrou zkušenost. Obrátil bych se na CAFM dodavatele, který tu zkušenost má právě v segmentu, jímž se zabývám – zdravotnictví, průmysl, obchodní centra a retailové síťové provozovny. Možná bych si dal poradit případně i od konkurence. Jde o podpůrné procesy, ne o core byznys. 

 

A jak konkrétně na to?

 

Je potřeba popsat procesy ve firmě, jak by mi mohl CAFM pomoci a z toho vyplyne, jaké informace budu chtít. Tím zjistím, jaká data potřebuji, a tudíž jaké potřebuji moduly nebo funkční části CAFM systému. A pak už si mohu nechat připravit nabídku od několika poskytovatelů pro zcela konkrétní oblast. 

 

TEXT Martina Kymrová FOTO Depositphotos a archiv Jan Talášek

 

Konference Údržba 2022 zve na 18. ročník

18.ročník mezinárodní odborné konference ÚDRŽBA 2022.

Česká společnost pro údržbu vás zve na konferenci ÚDRŽBA 2022, která se koná 14. – 15.9.2022
v konferenčním centru AV na zámku Liblice https://www.zamek-liblice.cz/cs/.

Mottem konference je „Údržba 4.0 a její vliv na úspory energetické, lidské, technologické, finanční“.
Podrobné informace naleznete na webu ČSPÚ https://www.udrzba-cspu.cz/
Záštitu konferenci udělili – Ministerstvo průmyslu a obchodu, Svaz průmyslu a dopravy ČR a Sdružení
automobilového průmyslu.

Na konferenci vystoupí zástupci SP ČR, AutoSAP, ČZU, FOXON, ABB, Škoda, ČEZ a dalších firem a
institucí se svými příspěvky a zkušenostmi.

Na konferenci máte i možnost představit svoji firmu, být partnerem konference, mít logo umístěné v
materiálech konference, vystavovat a prezentovat své postupy, služby, výrobky.

V důsledku covidu jsme rozšířili portfolio ochranných pomůcek

Společnost EUROPAPIER – BOHEMIA, spol. s r. o., byla založena v roce 1993 a patří mezi nejvýznamnější velkoobchody papírem na evropském trhu. V její nabídce najdete mnohé produkty ze sortimentu obalových materiálů, kancelářských potřeb a papírů i hygieny.

Právě divizi Hygiena vede téměř dva roky manažer Milan Pivovarčík. V rozhovoru nám prozradil, kam tato divize směřuje a jakými změnami prošla.

 

Jaké byly vaše začátky v EUROPAPIER – BOHEMIA?

Do EUROPAPIER – BOHEMIA, spol. s r. o., jsem nastoupil v roce 2017 v rámci akvizice firmy Tykvart, s. r. o., což byl velkoobchod s hygienickými potřebami, do pozice obchodního zástupce. Mým úkolem byla péče o stávající zákazníky, rozšiřování produktového portfolia hygienického sortimentu, aktivní prodej formou cross-sellingu (prodej produktů všech divizí EPB) a akvizice nových zákazníků.

 

Jak jste se stal vedoucím divize Hygiena?

 V roce 2020 jsem dostal možnost převzít vedení této divize jako manažer divize Hygiena pro ČR, což pro mne byla velká výzva a potěšila mě.

 

Na co se specializujete?

Náš tým se specializuje na prodej a poradenství v oboru osobní hygieny, technologického řešení čištění a leštění, chemie a úklidových pomůcek a prostředků.

 

Jakými změnami prošla vaše divize a co to přineslo zákazníkům?

S mým nástupem se tým z poloviny změnil, ale to už k obchodu patří. Do týmu jsem si vybral kolegy, kteří akceptovali cestu a cíle, které jsem při svém nástupu nastínil. Jsem pyšný na to, že náš tým je sourodý a stabilizovaný. Preferujeme individuální zákaznický přístup, takže nyní posilujeme náš tým o dalšího kolegu, který bude mít na starosti segment průmyslových firem. Vzhledem k dynamickému růstu minulých let, zejména díky úspěšným akvizicím, jsme ve fázi optimalizace sortimentu. Dále v důsledku zvyšujících se nákladů na dopravu a energie a neustálého zvyšování cen stále hledáme nové spolehlivé výrobce a dodavatele.

 

Na jaká úskalí jste narážel?

Co se týká týmu, bylo třeba představit strategii a cíle, motivovat jednotlivé pracovníky a nastavit jim individuální mety, což se povedlo. Každý své cíle plní, někdy dokonce i nad vytčený rámec. Co se týká strategie prodeje a cílů týmu, tak jsme naráželi a stále narážíme na nesnáze s dodavatelskými řetězci. Je to momentálně obtížné vzhledem k nedostatku základních materiálů pro výrobu hygienických produktů v Evropě a neustálému navyšování logistických nákladů a cen energií.

 

Jak ovlivňuje světové dění chování spotřebitelů – zákazníků?

Zákazníci jsou pod tlakem, je cítit určitá panika a nakupují do zásob. Tolik už nerozhoduje cena, spíše kvalita služeb a dostupnost zboží.

 

Jak ovlivňuje trh s hygienickými produkty covid a válka na Ukrajině?

„Náš“ obchod výrazně ovlivňuje válka na Ukrajině, zejména z pohledu neustále se zvyšujících nákladů na energie a logistiku. Epidemie covidu-19 segment HoReCa velice negativně zasáhla, nicméně na druhou stranu bylo pozitivním přínosem rozšíření portfolia ochranných pracovních pomůcek.

 

Jak se vypořádáváte se změnami na trhu produktů?

Každý se s tím vypořádává po svém. My se svým zákazníkům snažíme maximálně vyjít vstříc, jak co do šíře sortimentu, tak i s logistickým zajištěním. Snažíme se zachovat a vyjednat podmínky tak, aby zákazník byl spokojený. Na denní bázi dále vyjednáváme lepší podmínky u výrobců a dodavatelů.

 

Kdo jsou vaši zákazníci a jaké jsou jejich potřeby? Jak je naplňujete?

Naši zákazníci se profilují zejména ze segmentů úklidových společností, průmyslu, HoReCa a zdravotnictví. Jde o velkoobchody i koncové zákazníky. Zákazníci nakupují široké spektrum našich výrobků – nejen hygienických, ale mají velký zájem i o produkty z oblasti obalových materiálů a kancelářských papírů. Mimo jiné jim vyhovuje, že vše nakoupí na jednom místě. Všechny produkty jsou dostupné samozřejmě online v našem e-shopu, kde vidíme velký prostor pro rozvoj a investice do budoucna.

 

Lze vysledovat trendy v sortimentu hygienických produktů?

Ano, například otázka ekologie a udržitelnosti je pro naše zákazníky téma, kterému přikládají velkou váhu. V našem sortimentu to samozřejmě reflektujeme – i my jsme ekologicky smýšlející firma, takže si s těmito požadavky vždy hladce poradíme. Nabízíme například celou řadu eko papírových hygienických výrobků a také chemie.

 

Co u vás zákazníci oceňují?

Určitě šíři nabízených produktů a služeb. EUROPAPIER – BOHEMIA nabízí zákazníkům opravdu velké portfolio produktů od hygieny přes grafické papíry do tiskáren až po obalové materiály. Dále naši zákazníci opravdu oceňují dostupnost a rychlost naší logistiky. Zavážíme totiž denně celou republiku.

 

Kam směřujete? Jaké jsou vaše plány do budoucna?

Plány jsou velké – chceme se stát jedním z největších velkoobchodů s hygienickým portfoliem v České republice. Budeme dále hledat akviziční možnosti a rozšiřovat naše portfolio produktů a služeb. Zároveň budeme pokračovat v rozvoji a investicích do oblasti e-commerce. Naším cílem je dosáhnout skutečné omnichannel zkušenosti, tedy v maximální míře využívat všechny prodejní a komunikační kanály, které vedou opět ke spokojenosti zákazníků.

 

Z čeho máte v práci radost?

Jsou to hlavně spokojení zákazníci. Myslím, že se nám to opravdu daří, a já jsem velmi hrdý na svůj profesionální tým, který odvádí skvělou práci. Od našich zákazníků a partnerů máme pozitivní odezvy, a to je největší odměna!

 

TEXT Tereza Laštovková FOTO Archiv EUROPAPIER-BOHEMIA