Firma šetří peníze, ale neuvědomuje si, že jedním z klíčů k úsporám je právě zavedení CAFM systému.
Ušetřete. Začněte pracovat s výstupy z CAFM systémů
Jan Talášek je odborníkem na firemní software pro facility management. V oboru působí přes 20 let. Měla jsem dokonce tu čest s ním několik let pracovat. Mohu říci, že Honza je odborník na slovo vzatý.
Mluvili jsme spolu o situaci na trhu, o softwarech a o tom, jak to ve firmách funguje.
Jakými softwary se zabýváš a co jsou to CAFM systémy?
CAFM je zkratka pro Computer-Aided Facility Management. Je to software pro správu a provoz nemovitostí, pro řízení, podporu automatizací některých procesů apod. V oblasti FM služeb to jsou databázové a grafické systémy nebo 3D modely BIM. Rozsah je širší a zahrnuje třeba oblast IoT, řízení energií, jejich monitoring a mnoho dalších systémů. CAFM je základem podpůrných procesů pro jednotlivé FM služby a hodně se orientuje na správu nemovitosti.
Je v dnešní době nezbytné, aby firmy disponovaly takovým softwarem, nebo si ještě vystačí s excelovými tabulkami?
Společnosti rozdělujeme na dva typy. Koncoví klienti, standardní společnosti, které disponují nějakým nemovitostním fondem, mají areály, budovy, mají k tomu vozový park a další. Druhou, dnes už poměrně velkou skupinou, jsou poskytovatelé FM služeb. Mohou to být velké FM společnosti, jichž je na trhu dost, ale mohou to být i menší společnosti nebo fyzické osoby, které poskytují klientům jednu nebo více jednotlivých služeb. Všichni standardně používají nástroje Microsoft Office, nejčastěji Excel pro evidenci základních dat, Outlook pro komunikaci s klienty a samozřejmě další audiovizuální pomůcky, aby komunikovali s klienty i se svými lidmi a zabezpečovali potřebné záležitosti. Myslím si, že pokud chci nyní provoz a správu budov řídit efektivně, tak mi Excel už nestačí. Jako tabulkový editor je to vynikající software, má obrovskou funkcionalitu, ale všichni včetně mě a mnoha dalších využívají jen velmi malé procento funkcí. Neučíme se přemýšlet o datových škatulkách. Dnes umíme vytvořit formuláře, ale pro práci s daty je to absolutně nedostatečné. Nemohu filtrovat, nemohu třídit nebo vybírat z obrovského množství sebraných dat. Excel je často věc individuální, málo sdílená. Sdílení dat a souborů ve výpočetní technice je velká oblast, která je lidmi nedoceněná, protože ne všichni s nimi pracují ve sdíleném režimu. To je právě obrovskou výhodou informačních systémů bez ohledu, zda jde o CAFM nebo jiný systém. Standardizovaná data jsou sdílena určitým způsobem a mohou velice usnadnit práci právě výkonným pracovníkům. Takže pokud někdo chce spravovat nemovitosti moderně a efektivně, neměl by zůstávat u Excelu, ale měl by mít softwarovou podporu zaměřenou přímo na FM či property management.
Nemůže být jedním z důvodů neochoty používat sofistikované CAFM systémy jejich zdánlivá komplikovanost?
Ano, některým lidem se zdají složité. Vytvořili jsme desítky uživatelských příruček a poslední měsíce se zabýváme i videonávody. Uživatelé jim lépe rozumějí. A poté už nemají zájem účastnit se školení, zjišťují, že to není nic složitého. Právě proto, že vývoj celého oblasti CAFM systému vedl k tzv. klientskému prostředí, řekněme portálovému, které je velmi jednoduché, a dokonce i jednodušší než zadat příkaz do banky. Dnes všichni používáme e-bankovnictví jako běžnou součást našeho života. Umíme zadat příkaz, umíme se systémem aktivně pracovat. Umíme si stáhnout měsíční výpis, někam si ho uložit a v případě potřeby si ho prohlédnout. Když dohledáváme nějakou platbu, většinou to není ve vytištěném pdfku, ale pomocí filtrování dat – takže aktivně pracujeme s množinou dat a považujeme to za naprosto přirozené. Málokdo by dnes napsal papírový příkaz a šel by s tím do banky. Jenže stejně nepředstavitelné je dosud pro mnoho lidí přihlásit se do systému a zadat požadavek pomocí dvou tří políček. Raději zvednou telefon nebo napíšou email. K dispozici již dnes nejsou jenom velké informační systémy CAFM, ale rozrostla se i menší cloudová řešení. Významně pokročilo zjednodušení formulářů a práce se systémy, využití mobilního telefonu a podobně.
Zmínil jsi data. Na jedné straně jsou vstupy, někdo tam musí data zadat a na straně druhé, musí s těmi daty někdo umět pracovat, aby software byl efektivně využit. Jak to v praxi probíhá?
Vidím dvě skupiny. První jsou výkonní pracovníci, tj. v oblasti FM služeb pracovníci úklidu, technici, údržbáři, popř. provozní manažeři nebo facility manažeři objektů či jednotlivých zakázek apod. To jsou lidé, kteří jsou většinou donuceni, aby systém užívali. Postupně, při každodenním používání zjistí, co a jak potřebují v systému nastavit, upravit, odebrat nebo přidat. A časem zjistí, že jim systém usnadňuje práci, nemusí na vše myslet. Mají pokyny, co který den udělat – a pak jen potvrdí, že je to hotové, k tomu popřípadě připojí ofocený doklad, který někdo na dispečinku zpracuje. Lidé časem zjistí, že jim CAFM systémy zjednodušují práci, ale chce to svůj čas. Druhou skupinou jsou regionální manažeři, ředitelé nebo provozní náměstci apod. Střední management vyžaduje nějaké reporty, proto patří tato skupina také k velmi aktivním uživatelům. Ale méně už vidím mezi vrcholovými manažery. Ti činí strategická rozhodnutí na základě určitých informací, takže pokud využívají informační systémy, mají většinou ekonomický charakter. Mají informace o financích, o tom, kolik vydělali, jaké mají náklady, zisky, ale detaily v účetním systému nikdy neuvidí. Protože detaily jsou právě v provozním systému CAFM. Každý manažer s rozhodovacími pravomocemi by vedle toho, že sleduje ekonomiku, by měl mít přehled o praktických záležitostech, měl by vidět, kudy mu tečou peníze, které požadavky nejsou dokončené, nejsou vyfakturované a měly být hotové.
Jaké informace může tedy CAFM poskytnout?
Zejména o provozu. Záleží na míře detailu, kterou po výkonných pracovnících požadujeme. Mám zkušenost, že někteří odvedou požadavek – a hotovo. Vidím pouze seznam požadavků. Ale mohou sledovat i zdroje, náklady, výnosy, eviduji materiál, lidskou práci za čas, kolik času jsem strávil na cestě atd.
Dochází následně k nějakému vyhodnocování dat, optimalizaci a opatření pro zvýšení efektivity?
Jsou vyžadovány určité přehledy. Typickou subdodávkou je konkrétně například oblast revizí, kdy se sleduje, kolik revizí technik absolvuje a kolik času na nich stráví, zda se firmě vyplatí vlastní revizní technik, či je lepší externí. K tomu se připravují reporty. Domnívám se, že potenciál výstupů z CAFM je velký, ale dosud málo využitý.
Proč se s tím takto málo pracuje?
Je to nezkušenost v oblasti práce s daty – a je velmi málo datových analytiků. Základem je vzdělávání lidí a vrcholových manažerů na kurzech o CAFM systémech; ostatně těch je také velmi málo. Dokonce neexistuje žádný kurz o analýze dat z CAFM systémů, který by byl poměrně žádoucí. Bohužel chybí poptávka.
Máš zkušenost s nějakou případovou studií, kdy po implementaci CAFM systému došlo k velkému posunu ve firmě?
Mám zkušenost s konkrétními lidmi, kteří pracují na nějakém úseku, chtěli určité úpravy v CAFM a po čase přišli na to, že jim změny v programu pomohly. Bohužel střední ani vrcholový manažer přínos nevidí. Firma šetří peníze, ale neuvědomuje si, že jedním z klíčů k úsporám je právě zavedení CAFM systému. Přesto jsou poskytovatelé CAFM systémů jsou zahlceni požadavky, mají tolik zakázek, že trh je a bude ještě spoustu let nenasycen. Takže necítí potřebu získávat klienty v tomto duchu.
Co bychom měli udělat pro rozšíření povědomí a používání CAFM systémů?
Účastním se různých kurzů i výuky na VŠ, kde se vzdělávají mladí facility manažeři a pracovníci stavařského segmentu pro oblast správy a provozu. Přitom obsazenost není až tak velká. Vyplývá mi z toho, že oblasti FM se věnuje jen málo lidí a sekce CAFM je jen jednou součástí. Jsou tu samozřejmě kurzy, do nichž se lze přihlásit. Ale klíčové je, aby každá společnost, aby své pracovníky vzdělávala. Není to jen o tom „tady máš software, začneš s ním pracovat“. Je potřeba vzdělávat výkonné pracovníky včetně facility manažerů. Je nutné dělat vždy něco navíc.
Jak vidíš pozici CAFM na trhu?
Situace na českém trhu se výrazně lepší. Dnes existují dobré tři desítky CAFM systémů, zejména pro oblast provozu budov. Pod hlavičkou ČVUT vznikl portál, který se nyní plní jednotlivými poskytovateli. Do konce roku září by to mohlo být hotové. Zájemce získá na tomto portálu – www.najdicafm.cz – širokou nabídku CAFM systémů a bude schopen si vybrat ten, který mu vyhovuje.
Jak má člověk, potažmo firma, který CAFM systém zatím neužívá, vědět, co od něj chtít či očekávat?
To je věc na konzultaci. Konzultantů je několik, je tu i asociace, která je schopna tyto odborníky doporučit. Já osobně bych doporučil dobrou zkušenost. Obrátil bych se na CAFM dodavatele, který tu zkušenost má právě v segmentu, jímž se zabývám – zdravotnictví, průmysl, obchodní centra a retailové síťové provozovny. Možná bych si dal poradit případně i od konkurence. Jde o podpůrné procesy, ne o core byznys.
A jak konkrétně na to?
Je potřeba popsat procesy ve firmě, jak by mi mohl CAFM pomoci a z toho vyplyne, jaké informace budu chtít. Tím zjistím, jaká data potřebuji, a tudíž jaké potřebuji moduly nebo funkční části CAFM systému. A pak už si mohu nechat připravit nabídku od několika poskytovatelů pro zcela konkrétní oblast.
TEXT Martina Kymrová FOTO Depositphotos a archiv Jan Talášek
