Bez CAFM systému se nedá existovat

Pokud chce být firma jedničkou na trhu, nebo alespoň mezi TOP 5, tak se bez CAFM systému neobejde. Pro mnoho firem už jsou tyto systémy standard, ale najdou se i takové, které to tak nevnímají.

„Z mého pohledu se dnes bez CAFM systému nedá v profi sféře facility managementu existovat“ říká Tomáš Húževka, zástupce ředitele facility managementu společnosti M2C a pokračuje. „Sbíhají se v něm data o dění na objektu nebo v areálu.  V CAFM se řeší standardně dvě hlavní oblasti, kterými jsou na straně jedné servisy, revize a plánovaná údržba a na straně druhé ad hoc požadavky, tj. požadavky, které vzniknou u klienta na základě jeho potřeb, závad, či havárií. V systému se následně mohou vést odečty energií, pasporty technologií a ploch a veškerá agenda spojená se správou nemovitostí. CAFM systémy mají nepřeberné množství modulů, které se dají použít. V pojetí M2C se setkáváme se třemi hlavními moduly, které používáme, a to pro ad hoc helpdesk, plánovanou údržbu a servisy a revize.“

Předností CAFM systému je kontrola a dozor nad tím, zda zákonné prohlídky, servisy, revizní činnost apod. probíhají ve stanovených termínech. Dobře naprogramovaný systém se stává zdrojem informací, které facility manažer s předstihem obdrží a na jejichž základě získá přehled o tom, co ho v následujícím období čeká. S těmito informacemi pak následně pracuje. Současně se systém stává skvělým zdrojem detailních informací o technologiích a nemovitostech.

Základem pro dobře fungující CAFM systém jsou data. Pokud se hned v úvodu do systému nenahrají správně, lze v průběhu měsíců a let očekávat problémy kdy např. nesedí správné názvy a počty revizí, technologií, periody a tento problém se s postupem času může nadále zhoršovat. Pokud má CAFM systém správně pracovat, je třeba věnovat nahrání správných dat na začátku velkou pozornost.

Kterýkoliv CAFM systém je stejně jako každý objekt „živým organismem“. V průběhu let se mění např. počty a typy technologií, názvy místností a nájemníků apod. V CAFM systémech je provázáno „všechno se vším“. Pokud je tedy část dat nesprávná, stará nebo neaktualizovaná, bude to mít přímou návaznost na přehlednost a funkčnost systému.

„V M2C používáme systém Alstanet“ pokračuje Tomáš Húževka. „O jeho správu se u nás starají tři lidé. IT admin specialista, osoba propojující IT oddělení s provozem a já. Mým úkolem je dbát na to, aby byl systém správně nastaven, byl funkční a klient spokojen. Pokud přicházíme na objekt klienta, který CAFM sytém nemá, tak mu nabízíme komunikaci přes Alstanet. Pokud už klient nějaký systém používá, pracujeme my i on ve svém systému a data si vzájemně vyměňujeme. Jelikož pořízení softwaru je nákladná investice, mají vlastní systémy jako Alstanet, Revisio, Singuči a podobné alternativy pouze větší společnosti“.

CAFM systém práci nejen urychluje, ale hlavně zkvalitňuje a zpřehledňuje komunikaci pro obě strany. „S klientem v Děčíně jsme zcela eliminovali provozní e-mailovou korespondenci a nastavili si opravdu 100% komunikaci čistě přes portál. A musím říci, že to funguje skvěle. Klient funguje v systému, který jsme mu nastavili včetně aplikace M2C Check pro online sledování pravidelné údržby.  S naším facility manažerem si všechny informace předává pouze v portálu a nejedná se pouze o textové informace o řešených požadavcích, ale i o pdf, výkresy, fotografie a veškerou agendu včetně schvalování cenových nabídek“.

Někteří větší klienti typu Siemens využívají Alstanet i pro fakturaci. Přes CAFM systémy se dá řešit i kompletní výkaznictví. Právě například společnost Siemens je v očích M2C ukázkou toho, jak lze naplno využít CAFM systém.

„V M2C spravujeme aktivně přes Alstanet portfolio cca 20 klientů a vedeme si databázi technologií napříč všemi našimi klienty“ doplňuje Húževka. „Na zhruba 15 objektech pracujeme v systémech třetích stran. Na systém Singu jsme nechali proškolit našeho pracovníka, který dokáže řešit úpravy středně pokročilého charakteru. Vyřeší nám téměř všechny běžné interní požadavky našich pracovníků a nemusíme se tedy často obracet přímo na administrátory ze společnosti Velis, což je velice důležité při urychlení běžného provozu. Náš specialista tedy dokáže obsloužit několik platforem. V tuto chvíli se jedná o systém Alstanet a Revisio a napřímo nám řeší i M2C Check. Hodně klientů je přesto stále zvyklých pracovat pouze s tabulkami a „plachtami“. Právě pomocí aplikace M2C Check jim dokážeme v rámci plánované údržby přesně naplánovat úkoly, které se na objektu mají provádět“.

Technici postupně uvedené úkoly odbavují a klientům se tyto úkoly v portálu označí jako splněné. Klient má tedy online přehled o tom, jakým způsobem je činnost vykonávána. A nejedná se pouze o odbavování jeho zadaných požadavků ale i řešení rozsahu pravidelné údržby, která je smluvně stanovená.

„Současné systémy fungují na platformě NFC, která funguje jako náš pochůzkový systém. Na Panattoni máme všechna zařízení opatřené NFC čipy. Jejich načtením získá technik informace o zařízení, postupuje podle nich při plnění úkolů, a to vše pod online dohledem klienta. V tuto chvíli máme rozpracovanou další softwarovou úpravu pochůzkového systému M2C Check, tak aby ještě více ladil s potřebami údržby. Pracujeme rovněž na propojení tohoto systému s Alstanetem, kdy v případě, že technik nalezne při provádění pravidelné údržby závadu, zadá ji okamžitě v terénu i například spolu s fotografií prostřednictvím mobilního telefonu do systému a ten ji následně odešle jakožto nový požadavek do Alstanetu. Vše pro dokonalou evidenci. Klient tedy online vidí, kolik času stráví jednotliví pracovníci při plnění úkolů a také ví ihned o nalezených závadách na jeho objektu“ uzavírá Húževka.

TEXT Red. FOTO M2C